マニュアルは、メモのページ。
サロンの理念は、入社のときの資料。
日報は、別の表。
給料明細は、また別の場所。
スタッフが増えてくると、こんなふうに置き場所が分かれていないでしょうか？今日は、AI顧問でご要望が多い、社内サイトについてお話しします。
この記事で分かること
- 社内サイトに、何をまとめられるか
- メモのページとのちがい
- スタッフと管理者で、見えるページを分ける形
- 今日からできる最初の1歩
ご要望が多いのは「全部を1か所にまとめたい」
AI顧問では、社内サイトを作りたいというご要望が多いです。
よくあるのは、次のものを1か所にまとめたい、というお話です。
- マニュアル
- サロンの理念
- 日報の入力
- 給料明細
どれも、スタッフが働く中で見るものです。
それが別々の場所にあると、見る側は探すところから始まります。
渡す側も、どこに何を置いたかを覚えておくことになります。
1つのサイトにまとめれば、スタッフはそこを開くだけで済みます。
メモのページは、見にくくて探しにくい
これまでは、メモのサービスにページを貯めているサロンもあります。
書くのは手軽です。
でも、ページが増えるほど横に広がって、どこに何があるかが分かりにくくなります。
見た目もメモのままなので、読むものが増えるほど見にくくなります。
顧問先のサロンでも、マニュアルや会議の記録をメモのサービスに貯めていました。
中身はしっかりあるのに、見にくくて探しにくい状態でした。
自社のサイトにすると、見やすくて使いやすい
社内サイトは、スタッフのための自社のホームページのようなものです。
顧問先では、見た目の案を見比べて、ホームページのような形に決めました。
トップを開くと、中身が棚のように分かれています。
- みんなが読むもの
- 学ぶもの
- 文章のお手本
- 成長の道すじ
- 会議の記録
- これから作るもの
みんなが読むものは、入ったその日に読む場所です。
成長の道すじには、どうやったら上がるかを置きます。
会議の記録は、出られなかった人があとから追える場所です。
ポイント
メモのページと同じ中身でも、棚に分かれているだけで、見やすくなります。
どこを押せば何があるかが分かるので、探しやすくもなります。
お店のiPadからも、見ることができます。
読むだけでなく、日報の入力もできる
社内サイトは、読むだけの場所ではありません。
入力する場所にもできます。
顧問先では、スタッフが自分のページから日報を入れられるようにしました。
お客様1人ずつ、次のものを入れます。
- 新規か再来か
- メニュー
- 店販
- 次回予約のあり・なし
メニューの料金は、公式サイトの料金から自動で入ります。
同じページで、今月の目標や自分の数字も見られます。
月の売上目標は、スタッフが自分で入れます。
先月の同じ日までとくらべた数字や、月末の見込みも出ます。
見込みは推測なので、月初などぶれやすいときは注意書きも出します。
有給の申請も、ここから出せるようにしました。
申請が来ると、管理者のLINEに知らせが届きます。
給料明細は、自分のページで見られるように、これから足していくところです。
スタッフと管理者で、見えるページを分けられる
全部をまとめると聞くと、全員に全部が見えてしまうのでは、と思うかもしれません。
そこは、分けられます。
社内用なので、検索には出ない設定にして、IDとパスワードがないと入れないようにします。
パスワードは、入ったあとに自分で変えられます。
| 見える人 | 置くもの |
|---|---|
| みんな | 理念、マニュアル |
| 本人だけ | 日報、自分の数字、給料明細 |
| 管理者だけ | 全員の日報や数字 |
顧問先では、最初はスタッフ全員で同じIDを使っていました。
読むだけなら、それで足ります。
でも、日報を入れるようになると、1人ずつのページが要ります。
そこで、IDを1人ずつに分けました。
管理者のページは、同じサイトの中で権限を分けず、入口を別にする形で進めています。
設定を間違えたときに、見せてはいけない画面が見えてしまうことを防ぐためです。
いまは、使い始めたところです
このサイトは使い始めたばかりで、足している途中のものもあります。
定着するかは、これからです。
それでも、スタッフに伝える場所が1つで済むようになりました。
新しいスタッフが入っても、IDを1つ足せば、同じサイトを渡せます。
まとめ
- 置き場所が分かれていると、見る側は探すところから始まる
- 1つのサイトにまとめれば、スタッフはそこを開くだけで済む
- 見えるページは、スタッフと管理者で分けられる
最初の1歩
いまスタッフに見てもらっているものを、書き出してください。
- マニュアル
- 理念
- 日報
- 給料明細
その横に、それぞれの置き場所を書きます。
置き場所がいくつあるかが分かると、1つのサイトにまとめたいものが見えてきます。
※実例は個人の結果であり、成果を保証するものではありません。
