打ち合わせの録音から、やることの一覧が出てきます

▲ この記事の内容は、動画でもお話ししています。

打ち合わせのあとに、「何を決めたっけ？」となること、ないでしょうか？

うちでは、打ち合わせを録音して、やることの一覧をAIに作ってもらっています。今日は、その流れをお話しします。

メモを取りながらだと、話に集中できない

取引先との打ち合わせ。スタッフとの面談。オンラインでの相談。話しながらメモを取ると、どちらかがおろそかになります。メモに集中すると、相手の話を聞き逃す。話に集中すると、あとで何を決めたか思い出せない。

しかも、メモには、自分が大事だと思ったことしか残りません。あとで困るのは、たいていメモしなかった一言です。

流れ

うちでは、打ち合わせを録音しています。対面のときは、文字起こしまでしてくれる録音の機械を使っています。オンラインの打ち合わせなら、録画をそのまま使います。文字になったものを、AIに読ませます。AIは、打ち合わせの中から、約束したことと、頼まれたことを1件ずつ拾います。それを、いまのやることの一覧と突き合わせて、入っていないものを足します。誰が、いつまでに、何をするか。打ち合わせが終わると、これが一覧で出てきます。

要約だけを読ませると、抜ける

やってみて分かったことがあります。文字起こしには、たいてい要約も付いてきます。

でも、要約だけを読ませると、大事な一言が抜けることがありました。話の流れの中でさらっと言った「それもお願いします」は、要約に残らないことが多いです。だから、うちでは全文と要約の両方を読ませています。要約と全文で食い違ったところは、打ち合わせ全体の流れと合うほうを採ります。これにしてから、抜けがほとんどなくなりました。

録音が残ると、言った言わないがなくなる

録音と文字が残っているので、あとから確かめられます。「あのとき何て言ったっけ？」を、相手に聞き直さなくて済みます。自分が約束したことも、うっかり忘れなくなりました。打ち合わせ中は、メモを取らずに相手の顔を見て話せます。それが、いちばん変わったところかもしれません。

最初の1歩

次の打ち合わせを、1回だけ録音してみてください。録音の方法は、何でも構いません。

まずは録って、あとで聞き返してみるだけでも、自分のメモとの違いが分かります。メモに残っていなかったのに、大事だった一言。それが1つでも見つかったら、録音から一覧を作る仕組みは、きっと役に立ちます。

※実例は個人の結果であり、成果を保証するものではありません。

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